Однією з основних вимог, що пред'являються до офісного паперу, є його сумісність з високотехнологічними видами оргтехніки. Відомо більше сорока параметрів паперу, що характеризують його якість, найбільш важливими з яких є:
Щільність - це вага 1м2 паперу, виражена в грамах. Більшість офісного паперу виготовляється масою 80 г/м2.
Гладкість/шорсткість - зазвичай визначається в одиницях виміру «Бендстен». Звичайно оптимальний рівень шорсткості знаходиться між 150 і 250 одиницями Бендстена. Більш гладкі папери легше проходять через друковане пристрої та якісніше передають зображення.
Яскравість/білизна - забезпечують контраст між зображенням і папером. Яскравість вимірюється в стандарті ISO і виражається у відсотках. Для офісного паперу нормальним рівнем яскравості є 90% і вище. Білизна вимірюється в відсотках у стандарті CIE. Зазвичай білизна офісного паперу коливається в діапазоні від 130% до 160%.
Чистота поверхні і обрізу - на кромках і поверхні паперу не повинно бути пилу і забруднень, викликаних неякісною проклейкою паперу, і які приводять до поломок офісної техніки.
Жорсткість - це показник опору паперового листа згинанню при проходженні через копіювальний апарат. Товщина аркуша паперу вимірюється в мікронах. Показник товщини може впливати на інші характеристики паперу, наприклад, жорсткість або непрозорість, але судити про робочі властивості паперу лише за цим показником неправильно.
Електропровідність. Якщо папір для факсу або для принтера має високу електропровідність, то зображення може передаватися неякісно.
Баланс цих параметрів визначає, до якого класу належить даний папір - А, B, або С.
А - папір має високу якість, гладкість, білизну і яскравість. Призначений для друку важливих документів та ділових листів. Гарантує прекрасну якість друку при використанні на всіх видах офісного обладнання, включаючи високошвидкісне.
В - папір має високі показники гладкості і білизни, що дозволяє одержувати документи хорошої якості. Сумісний з більшістю видів принтерів та копірів. Найкращі результати отримують при чорно-білому друці.
С - найбільш економічний вид паперу, призначений для повсякденних робіт в офісі та використання у високопродуктивних принтерах і копірах. Має мінімально необхідні показники гладкості і білизни.
Крім цих категорій є ще класи А + +, А +, В +, С +. Вони показують, що папір має поліпшений один або декілька параметрів серед паперів свого класу.